Ein Paket Kopierpapier.
Zwei Ordner.
Druckerpatronen.
Briefumschläge.
Vielleicht noch Kaffee für die Küche.
Was zunächst nach einer ziemlich unspektakulären Einkaufsliste klingt, kann in einem Unternehmen schnell zu einer regelmäßigen Aufgabe werden. Denn Bürobedarf gehört zu den Dingen, die meistens erst dann auffallen, wenn sie fehlen.
Der Drucker meldet am Montagmorgen einen leeren Toner.
Das letzte Paket Papier wird geöffnet.
Im Versand fehlen passende Kartons.
Und plötzlich beginnt die Suche nach mehreren Produkten gleichzeitig.
Genau hier liegt die Stärke großer Bürobedarf-Shops: Sie versuchen, möglichst viele dieser Einkäufe an einem Ort zusammenzuführen.
Zu den bekannten Anbietern in Deutschland gehören Office Discount, Printus, büroshop24 und büroplus. Die Shops bewegen sich in einem ähnlichen Markt, trotzdem lohnt es sich, nicht einfach automatisch beim erstbesten Anbieter zu bestellen.
Denn bei Bürobedarf entscheidet nicht nur der Einzelpreis.
Bürobedarf ist längst mehr als Papier und Kugelschreiber
Der Begriff „Bürobedarf“ klingt immer noch nach Schreibwarenladen.
Die Realität moderner Online-Shops sieht wesentlich breiter aus.
Neben Kopierpapier, Ordnern, Stiften und Briefumschlägen findet man mittlerweile Druckerzubehör, Technik, Möbel, Reinigungs- und Hygieneprodukte, Versandmaterialien und teilweise sogar Lebensmittel und Getränke.
Printus führt beispielsweise Kategorien von Papier und Tinte über Technik und Möbel bis zu Reinigung, Hygiene, Catering sowie Lager- und Betriebsbedarf.
Auch büroplus beschreibt ein Sortiment von rund 100.000 Artikeln, das neben klassischem Büromaterial unter anderem IT-Equipment, Büromöbel, Arbeitskleidung, Reinigungsprodukte, Cateringbedarf und Werkzeuge umfasst.
Damit verändert sich auch die sinnvollste Einkaufsstrategie.
Wer ohnehin Papier bestellt, kann prüfen, ob gleichzeitig Dinge fehlen, die sonst separat gekauft würden.
Office Discount: interessant für den klassischen Bürobedarf
Bei einem Namen wie Office Discount ist die Positionierung ziemlich eindeutig.
Der Shop richtet sich an Menschen und Unternehmen, die Büroartikel online beschaffen und dabei Preise vergleichen möchten.
Interessant ist das besonders bei Produkten, die regelmäßig verbraucht werden.
Papier, Schreibwaren, Ordner, Versandmaterial oder Zubehör sind keine einmaligen Anschaffungen. In einem Unternehmen kommen sie immer wieder auf die Einkaufsliste.
Gerade deshalb sollte man hier nicht nur auf spektakuläre Einzelangebote achten.
Viel wichtiger ist die Frage, wie sich der gesamte Warenkorb entwickelt.
Wer beispielsweise mehrere Standardprodukte benötigt, kann zunächst bei Office Discount prüfen, welche Artikel aktuell verfügbar sind und ob sich die Bestellung sinnvoll bündeln lässt.
Denn fünf günstige Einzelbestellungen bei unterschiedlichen Händlern sind nicht zwangsläufig günstiger als ein gut zusammengestellter Warenkorb.
Printus deckt inzwischen einen sehr großen Einkaufsbereich ab
Printus gehört zu den Shops, bei denen der Begriff Bürobedarf fast zu eng geworden ist.
Neben klassischen Verbrauchsartikeln umfasst das Sortiment unter anderem Technik, Möbel und Einrichtung, Hygiene, Reinigung, Lebensmittel, Getränke sowie Werkzeuge und Betriebsbedarf.
Das kann besonders für kleinere Unternehmen praktisch sein.
Ein Betrieb besitzt möglicherweise keine eigene Einkaufsabteilung.
Dann bestellt dieselbe Person morgens Druckerpapier, später Reinigungsmittel und am Nachmittag Kaffee für die Küche.
Je mehr davon über einen Shop organisiert werden kann, desto weniger einzelne Bestellvorgänge müssen verwaltet werden.
Wer einen größeren oder gemischten Warenkorb zusammenstellt, kann deshalb auch einen Blick auf Printus werfen und nicht ausschließlich nach klassischem Schreibwarenbedarf suchen.
Printus führt zudem eine eigene Produktlinie. Auf der aktuellen Markenseite werden mehrere hundert Printus-Artikel aus unterschiedlichen Bereichen gelistet.
Eigenmarken können gerade bei häufig benötigten Standardartikeln eine interessante Vergleichsmöglichkeit darstellen.
büroshop24: nicht nur für das klassische Büro
Auch bei büroshop24 ist das Sortiment deutlich breiter, als der Name zunächst vermuten lässt.
Der Anbieter beschreibt seinen Online-Büromarkt ausdrücklich als Sortiment, das über klassischen Bürobedarf hinausgeht. Neben Papier, Schreibwaren und Ablagesystemen finden sich beispielsweise Drucker, Computerzubehör, Büromöbel, Hygieneartikel, Kaffeemaschinen und zahlreiche weitere Produktgruppen.
Das macht den Shop besonders interessant, wenn ein Arbeitsplatz nicht nur nachgefüllt, sondern neu ausgestattet werden soll.
Ein Beispiel wäre ein neues Homeoffice.
Dann stehen möglicherweise gleichzeitig Monitor, Tastatur, Schreibtischzubehör, Papier und ein Bürostuhl auf der Liste.
Statt jeden Artikel isoliert zu suchen, kann es sinnvoll sein, zunächst einen vollständigen Warenkorb aufzubauen und anschließend zu vergleichen.
Bei büroshop24 sollte deshalb ebenfalls nicht nur der Preis des ersten gefundenen Artikels betrachtet werden.
Entscheidend ist, wie gut das Gesamtangebot zum tatsächlichen Bedarf passt.
büroplus richtet sich besonders deutlich an gewerbliche Kunden
Bei büroplus gibt es einen Punkt, den Käufer vor der Bestellung kennen sollten.
Der Anbieter weist darauf hin, dass seine Angebote für Industrie, Handel, Handwerk und Gewerbe in Deutschland bestimmt sind und Preise zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer ausgewiesen werden.
Damit besitzt der Shop eine klare B2B-Ausrichtung.
Das Sortiment ist dafür ausgesprochen breit.
Neben Bürobedarf gehören beispielsweise IT-Zubehör, Möbel, Arbeitskleidung, Arbeitsschutz, Erste-Hilfe-Produkte, Catering, Reinigung und Lagerbedarf zum Angebot.
Für Unternehmen kann das interessant sein, wenn nicht nur der Schreibtisch versorgt werden muss.
Ein Handwerksbetrieb benötigt schließlich andere Dinge als ein reines Homeoffice.
Wer gewerblich bestellt, kann deshalb büroplus insbesondere bei einem gemischten Bedarf in den Vergleich aufnehmen.
Nicht den einzelnen Artikel vergleichen – sondern den Warenkorb
Das ist wahrscheinlich die wichtigste Regel beim Einkauf von Bürobedarf.
Ein Paket Papier kann bei Shop A günstiger sein.
Der Toner dagegen bei Shop B.
Und die Versandkosten verändern anschließend die gesamte Rechnung.
Deshalb führt der Vergleich einzelner Preise nicht immer zum günstigsten Einkauf.
Besser ist ein typischer Warenkorb.
Zum Beispiel:
Kopierpapier, zwei Toner, Ordner, Versandtaschen und einige Schreibwaren.
Diesen Warenkorb kann man bei mehreren Shops zusammenstellen und anschließend den Gesamtbetrag vergleichen.
Dabei sollten Versandkosten, Mengenstaffeln und mögliche Aktionen berücksichtigt werden.
Erst dann zeigt sich, welcher Anbieter für diese konkrete Bestellung tatsächlich interessant ist.
Bei Papier können Mengenstaffeln entscheidend sein
Kopierpapier ist ein gutes Beispiel.
Ein Privathaushalt benötigt vielleicht alle paar Monate ein Paket.
In einem Büro können täglich große Mengen durch Drucker und Kopierer laufen.
Dadurch verändert sich die Rechnung.
Bei größeren Stückzahlen bieten Shops teilweise Staffelpreise an. Auch auf aktuellen Produktseiten von Printus und büroshop24 sind solche mengenabhängigen Preisstrukturen zu finden.
Wer regelmäßig dieselben Artikel bestellt, sollte deshalb nicht automatisch zehn einzelne Bestellungen über mehrere Monate verteilen.
Manchmal kann eine größere Bestellung wirtschaftlicher sein.
Allerdings nur, wenn die Produkte tatsächlich verbraucht werden und genügend Lagerplatz vorhanden ist.
100 Ordner sind kein Schnäppchen, wenn 80 davon drei Jahre im Keller stehen.
Beim Toner sollte man genauer hinschauen
Druckerzubehör ist eine der Kategorien, in denen Preisunterschiede besonders auffallen können.
Doch hier sollte man nicht nur nach „HP Toner“ oder „Brother Patrone“ suchen.
Die exakte Modellnummer ist entscheidend.
Druckerserien können ähnlich heißen und trotzdem unterschiedliche Kartuschen verwenden.
Printus bietet dafür beispielsweise einen Tinten- und Toner-Finder an, bei dem Hersteller und Druckermodell ausgewählt werden können.
Solche Funktionen sind nützlich, weil eine falsche Druckerpatrone selbst mit 50 Prozent Rabatt immer noch ein schlechter Kauf ist.
Wer mehrere Drucker im Unternehmen betreibt, kann zusätzlich eine kleine interne Liste der jeweiligen Verbrauchsmaterialien führen.
Das spart beim nächsten Einkauf erstaunlich viel Zeit.
Original oder kompatibel?
Beim Druckerzubehör taucht außerdem regelmäßig die nächste Frage auf.
Muss es das Originalprodukt des Druckerherstellers sein?
Oder reicht eine kompatible Alternative?
Pauschal lässt sich das nicht beantworten.
Originalkartuschen bieten die Sicherheit, exakt für das jeweilige Gerät vorgesehen zu sein. Kompatible Produkte können preislich interessanter sein, unterscheiden sich aber je nach Hersteller und Produkt deutlich.
Vor allem bei gewerblich intensiv genutzten Druckern sollte deshalb nicht ausschließlich der niedrigste Kaufpreis entscheiden.
Druckqualität, Reichweite, Zuverlässigkeit und mögliche Anforderungen des Geräts gehören ebenfalls in den Vergleich.
Büromöbel sollte man anders kaufen als Verbrauchsmaterial
Ein weiterer Fehler entsteht, wenn alle Kategorien nach derselben Logik gekauft werden.
Bei Kopierpapier ist der Preis sehr wichtig.
Bei einem Bürostuhl sollte er nicht das einzige Kriterium sein.
Ein Stuhl wird möglicherweise acht Stunden täglich genutzt.
Ergonomie, Einstellmöglichkeiten, Sitzkomfort und Verarbeitung sind dann wesentlich wichtiger als zehn Euro Preisunterschied.
Ähnliches gilt für Schreibtische.
Wer dauerhaft im Homeoffice arbeitet, kann von einem höhenverstellbaren Modell profitieren. Entscheidend sind dabei unter anderem Abmessungen, Stabilität und Verstellbereich.
Ein Möbelstück sollte deshalb nicht nur gekauft werden, weil es gerade in einer Aktion auftaucht.
Homeoffice hat den Bürobedarf verändert
Überhaupt hat das Homeoffice die Grenze zwischen privatem und gewerblichem Arbeitsplatz aufgeweicht.
Früher stand der große Drucker im Unternehmen.
Zu Hause lagen vielleicht einige Kugelschreiber.
Heute besitzen viele Menschen einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz in der Wohnung.
Monitor.
Laptop-Dockingstation.
Headset.
Schreibtischlampe.
Drucker.
Ordner.
Papier.
Vielleicht sogar ein ergonomischer Bürostuhl.
Damit sind klassische Bürobedarf-Shops auch für kleinere Arbeitsplätze interessanter geworden.
Printus unterscheidet auf seiner Website beispielsweise zwischen Geschäfts- und Privatkunden. büroplus richtet seine Angebote dagegen ausdrücklich an gewerbliche Kunden.
Solche Unterschiede sollte man vor dem Einkauf berücksichtigen.
Kaffee, Reinigung und Hygiene nicht vergessen
Ein überraschend großer Teil des Büroalltags findet außerdem gar nicht am Schreibtisch statt.
Küche und Gemeinschaftsräume benötigen ebenfalls Verbrauchsmaterial.
Kaffee.
Tee.
Milch.
Reinigungsmittel.
Papierhandtücher.
Müllbeutel.
Hygieneprodukte.
Gerade bei Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern entstehen hier regelmäßige Ausgaben.
Printus und büroplus führen entsprechende Kategorien bereits neben dem klassischen Bürosortiment.
Dadurch kann es sinnvoll sein, den monatlichen Einkauf stärker zu bündeln.
Das reduziert nicht automatisch jeden Preis.
Aber es kann Bestellaufwand und die Zahl kleiner Lieferungen verringern.
Eine feste Einkaufsliste verhindert spontane Nachbestellungen
Für Unternehmen und Homeoffice-Nutzer kann eine einfache Routine viel bewirken.
Statt jedes Mal erst zu bestellen, wenn etwas vollständig aufgebraucht ist, lohnt sich eine kleine Standardliste.
Welche Produkte werden regelmäßig benötigt?
Wie hoch ist der durchschnittliche Verbrauch?
Wann sollte nachbestellt werden?
Gerade Papier, Toner, Versandmaterial und Hygieneartikel eignen sich dafür.
So entsteht aus vielen spontanen Bestellungen ein planbarer Einkauf.
Und genau dann lassen sich Office Discount, Printus, büroshop24 und büroplus sinnvoll vergleichen.
Nicht jeden Dienstag wegen eines einzelnen Kugelschreibers.
Sondern dann, wenn tatsächlich ein relevanter Warenkorb zusammenkommt.
Welcher der vier Shops ist also der richtige?
Eine pauschale Rangliste wäre wenig sinnvoll.
Die Sortimente überschneiden sich stark, gleichzeitig können Preise, Aktionen und Verfügbarkeiten wechseln.
Office Discount kann für einen bestimmten Warenkorb attraktiv sein.
Printus bietet ein sehr breites Sortiment und verbindet klassischen Bürobedarf mit zahlreichen weiteren Kategorien.
büroshop24 positioniert sich ebenfalls als umfangreicher Online-Büromarkt.
Und büroplus ist mit seiner klaren Ausrichtung auf Gewerbekunden besonders für betriebliche Einkäufe interessant.
Der sinnvollste Ansatz ist deshalb überraschend simpel:
Erst festlegen, was wirklich benötigt wird. Dann den gesamten Einkauf vergleichen.
Nicht der Shop mit dem günstigsten Kugelschreiber gewinnt automatisch.
Und auch der größte Rabatt sagt wenig, wenn dafür Produkte im Warenkorb landen, die niemand braucht.
Bei regelmäßigem Bürobedarf entstehen Einsparungen häufig nicht durch die spektakuläre Einzelaktion.
Sie entstehen durch bessere Planung, sinnvolle Bestellmengen und einen Warenkorb, bei dem Preis, Bedarf und Beschaffung zusammenpassen.